Project Coordinator – FCM

The Federation of Canadian Municipalities (FCM) is the national voice of municipal governments, representing the interests of cities and communities with the federal government.

Position:                    Project Coordinator, (PMI-LED)

Department:             FCM Programs

Classification:           Level 3

Salary:                         $50,700 – $63,800

Location:                    Ottawa, Ontario

Language:                  Bilingual (English and French) required.  Knowledge of Spanish is considered highly desirable

Background:

Since 1987, FCM has been working in partnership with the Government of Canada through GAC (Global Affairs Canada) to share Canadian municipal expertise with developing countries in order to strengthen local governance, service delivery, and international municipal relations. FCM’s international department, FCM International, is responsible for managing the organization’s externally-funded international programs and coordinating its international relations.

The five-year (2015-20) Partners for Municipal Innovation in Local Economic Development (PMI-LED) program focuses on supporting sustainable and equitable economic development in selected developing countries in Africa, Asia and the Americas. Its specific purpose is to support local governments and local government associations (LGAs) in Vietnam, Cambodia, Mali, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Nicaragua and Bolivia to render effective services that advance sustainable and equitable local economic development. PMI-LED also supports the engagement of program partners in a variety of areas such as local economic development leadership, inclusive economic development, and trade and regional economic development. PMI-LED partners will also contribute to regional knowledge sharing processes, global policy development and program coordination. The crosscutting themes of the program are environmental sustainability and equality between women and men.

Major Purpose:

As Project Coordinator, you will provide general operational and administrative support for PMI-LED, in collaboration with the Project Assistant, and facilitate organizational effectiveness and efficiency among the project team. This includes contributing to adapt FCM administrative tools for PMI-LED and planning, implementing and executing a range of administrative and coordination services related to PMI-LED operations, procedures and resources. You will also be responsible for the coordination of PMI administrative and financial support to the regional program offices and contribute to and participate in the training of local administrative staff.

Key Responsibilities:

  • Provide senior administrative support for the management of PMI-LED’s planning, monitoring and reporting processes and activities, including coordinating team meetings, tracking tasks, compiling and formatting documents, taking minutes for cross-functional team meetings, documenting decisions and following up on action items.
  • Coordinate the logistics for all activities related to PMI in Canada, including delegating tasks to the Program Assistant and mobilizing additional administrative support as necessary.
  • In collaboration with the Program Services Unit, contribute to the adaptation and process to implement all FCM operational and administrative policies, procedures and tools within PMI-LED, including: contacts database, filing system, contract and agreement templates, etc.
  • Participate in the design and delivery of training and orientation for PMI-LED staff on all operational and administrative policies, procedures and tools, and provide ongoing support to ensure FCM and PMI-LED policies and procedures are being followed.
  • Plan and coordinate the administrative and logistical details for meetings and other selected program activities including: liaising with participants, external resources, FCM staff; coordinating logistics (audio visual, interpretation, catering, accommodations and travel for committee members, etc.); preparing, tracking and distributing documentation; event set-up; maintaining records; invoice review and coding and, follow-up activities
  • Coordinate production of external documents (reports, capacity building and funding manuals and forms, e-mails and letters for internal and external correspondence and mail-outs, etc.) including liaising with external service providers, communicating timelines, translation services, preparing draft, formatting, and proofreading.
  • Coordinate, process (code, validate, verify) and track purchase orders, travel requests, invoices, expense claims and credit card reconciliations for the general management of the project. Review monthly financial reports and follow-up on any discrepancies.
  • Manage the PMI reports and other shared documents on the Shared drive, including cleaning up all folders and creating logical filing structures for all PMI files
  • Facilitate the work of the PMI-LED Project Assistant and delegate tasks as required.
  • Undertake various projects assigned by the Project Director, as required.

Regional office set-up:

  • Co-ordination of all FCM departments (IS, HR, Finance, etc.) involved in the setting up of regional offices in Africa, Asia and Latin America.
  • Participation in the design and delivery of training and orientation for PMI administrative and financial staff in Regional Offices on all operational and administrative policies, procedures and tools, and provides ongoing support to ensure FCM and PMI policies and procedures are being applied consistently

PMI team coordination:

  • Provides operational coordination for PMI’s member team (Ottawa and 3 regions); organization of team meetings and retreats, including scheduling and logistical oversight, participation of non-PMI staff, and meeting notes/follow-up on tasks.

PMI budget monitoring:

  • Prepares monthly variance analysis on Management lines within the program budget.

Knowledge, Experience and Skills:

  • Post-secondary education in business administration, project management or related discipline, or equivalent education and work experience.
  • 5 years’ work experience in the provision of administrative and operational support, with a strong focus on organizational coordination and customer service.
  • Strong knowledge of business support processes and tools, administrative management practices and procedures, computer business applications (Microsoft Office Suite), database management systems.
  • Ability to work effectively with all levels of management and employees; experience in dealing with external stakeholders at a senior level and excellent client service skills.
  • Strong organization and communications skills, and a professional attitude in order to coordinate a variety of variables, action plans, administrative policies, stakeholders and senior level contacts.
  • Demonstrated ability to prioritize, multi-task and anticipate needs in a fast paced environment with some tight deadlines/turnaround times.
  • Strong attention to detail and accuracy.
  • Excellent problem analysis, assessment and resolution/decision making skills.

Language Requirements:

  • The ability to work in both official languages (English and French) is required. Knowledge of Spanish is considered highly desirable.

The benefits of joining the FCM team include summer hours (Fridays off between July 1st and Labour Day); office facilities located in the ByWard Market; FCM’s commitment to employee development and a competitive range of employee benefits and services.

For additional information on this posting, or for further information on FCM, access our website at www.fcm.ca.

Visit the careers section of our website to apply. Deadline for applications is August 22, 2017.

We thank all candidates for their interest; however we will only contact those selected for an interview. All the applications will be kept in file for six month following the hiring.


La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est le porte-parole national des gouvernements municipaux, représentant les intérêts des villes et des communautés auprès du gouvernement fédéral.

Poste :                           Coordonnateur/trice de projet, (PMI-DEL)

Service :                        Programmes de la FCM

Classification :            Niveau 3

Échelle salariale :      50,700 $ – 63,800 $

Emplacement :           Ottawa, ON

Langues :                      Bilinguisme (français et anglais) exigé. Connaissance de l’espagnol grandement souhaitée.

Contexte :

Depuis 1987, la FCM travaille en partenariat avec le gouvernement du Canada par le biais d’Affaires mondiales Canada (AMC) afin de partager l’expertise municipale du Canada avec des pays en développement dans le but d’y renforcer la gouvernance locale, les services offerts et les relations municipales internationales. Le service international de la FCM, FCM International (FCMI), est responsable de la gestion des programmes internationaux financés par des sources externes et de la coordination des relations internationales de la FCM.

D’une durée de cinq ans (2016-2020), le programme Partenariats municipaux pour l’innovation en développement économique local (PMI-DEL) vise à soutenir le développement économique durable et équitable dans certains pays en développement en Afrique, en Asie et dans les Amériques. Son objectif principal est d’aider les gouvernements locaux et les associations de gouvernements locaux (AGL) du Vietnam, du Cambodge, du Mali, du Burkina Faso, de la Côte d’Ivoire, du Nicaragua et de la Bolivie à fournir des services efficaces qui permettent de faire progresser le développement économique local de manière durable et équitable. Le PMI-DEL soutient l’engagement des partenaires du programme dans plusieurs domaines, notamment le leadership en matière de développement économique local, le développement économique inclusif, ainsi que le commerce et le développement économique régional. Les partenaires du PMI-DEL contribueront également aux processus de partage des connaissances au niveau régional, au développement de politiques globales et à la coordination du programme. Les thèmes transsectoriels du programme sont la durabilité environnementale et l’égalité entre les femmes et les hommes.

Responsabilités clés :

En tant que coordonnteur/trice de projet, vous serez chargé(e) de fournir un support général pour l’administration et les opérations du PMI-DEL, en collaboration avec l’adjoint(e) de projet, et de faciliter l’efficacité et l’efficience dans l’organisation du travail de l’équipe du projet. Pour ce faire, vous serez appelé(e) à contribuer à l’adaptation des outils administratifs de la FCM pour le PMI-DEL, ainsi qu’à planifier, implanter et exécuter une gamme de services d’administration et de coordination en lien avec les opérations, les procédures et les ressources du PMI-DEL. Vous serez également responsable de la coordination du soutien administratif et financier pour les bureaux régionaux du programme; et vous contribuerez et participerez à la formation des employés administratifs locaux.

Responsabilités clés :

  • Fournir un appui administratif principal pour la gestion des procédures et activités liées à la gestion de la planification, du suivi et de la production de rapports pour le PMI-DEL, c’est-à-dire : coordonner les rencontres d’équipes, faire le suivi des tâches, compiler et formater des documents, prendre des notes pour les réunions du département et celles d’équipes transversales, documenter la prise de décisions et assurer le suivi des actions prioritaires.
  • Coordonner la logistique pour toutes les activités du PMI au Canada, y compris déléguer des tâches à l’assistant de programme et mobiliser un soutien administratif supplémentaire selon les besoins.
  • En collaboration avec l’unité des Services aux programmes , contribuer à l’adaptation et au processus d’implantation de toutes les politiques, procédures et outils opérationnels et administratifs de la FCM au sein du PMI-DEL, y compris : la base de données des contacts de l’entreprise, le système de classement, les modèles de contrat et d’entente, etc.
  • Contribuer au développement et participer à la formation et à l’orientation des employés du PMI-DEL pour toutes les politiques, procédures et outils liés à l’administration et aux opérations; fournir un appui continu afin de veiller à ce que les politiques et les procédures de la FCM et du PMI-DEL soient appliquées.
  • Planifier et coordonner tous les détails administratifs et logistiques pour les réunions et pour certaines activités du programme, y compris : assurer la liaison avec les participants, les ressources externes, les employés de la FCM, etc.; coordonner la logistique (équipements audiovisuels, services d’interprétation, restauration, hébergement et déplacements pour les membres du comité, etc.); préparer les documents, en faire le suivi et les distribuer; préparer la salle de réunion; tenir les registres; réviser et codifier les factures et assurer le suivi des activités.
  • Coordonner la production de documents externes (rapports, manuels et formulaires pour le renforcement des capacités et le financement, courriels et lettres pour correspondance interne et externe, envoi de documents, etc.), y compris assurer la liaison avec les fournisseurs externes et les services de traduction, transmettre les échéanciers, rédiger des ébauches, formater et effectuer la vérification.
  • Coordonner, traiter (codifier, valider, vérifier) et suivre les bons de commande, les demandes de voyage, les factures, les demandes de remboursement de dépenses et les réconciliations des cartes de crédit pour la gestion générale du projet. Examiner les rapports financiers mensuels et effectuer un suivi lorsqu’il y a des écarts.
  • Gérer les rapports du PMI et les autres documents sur le lecteur partagé, y compris nettoyer les dossiers et créer une structure de classement logique pour tous les fichiers du PMI.
  • Épauler le travail de l’adjoint de projet de l’équipe du PMI-DEL et déléguer des tâches au besoin.
  • Prendre en charge divers projets à la demande du directeur de projet, selon les besoins.

Mise sur pied des bureaux régionaux :

  • Coordonner tous les services de la FCM (SI, RH, Finances, etc.) impliqués dans la mise sur pied des bureaux régionaux en Afrique, en Asie et en Amérique Latine.
  • Participer à la conception et à l’animation de sessions de formation et d’orientation pour le personnel administratif et financier des bureaux régionaux pour tout ce qui concerne les politiques, les procédures et les outils opérationnels et administratifs, et fournir un soutien continu afin de veiller à ce que les politiques et les procédures de la FCM et du PMI soient appliquées.

Coordination de l’équipe du PMI :

  • Fournir une coordination opérationnelle pour les membres de l’équipe du PMI (Ottawa et 3 régions); organiser les rencontres et les jours de planification de l’équipe, l’horaire et la logistique, la participation d’employés qui ne sont pas dans l’équipe du PMI, la prise de notes et le suivi des mesures à prendre.

Suivi budgétaire du PMI :

  • Préparer une analyse mensuelle des variances pour les postes liés à la gestion dans le budget du programme.

 Connaissances, expérience et habiletés :

  • Études post-secondaires en administration des affaires, en gestion de projet ou dans une discipline connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
  • Cinq ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif et opérationnel, orienté vers la coordination organisationnelle et le service à la clientèle.
  • Solides connaissances des processus et outils de soutien administratif, des pratiques et procédures en matière de gestion administrative, des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office) et des systèmes de gestion des données.
  • Capacité à travailler de façon efficace avec des cadres de tous les niveaux ainsi qu’avec des employés; expérience avec des partenaires externes qui occupent des postes cadres, et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle.
  • Excellentes aptitudes pour l’organisation du travail et pour les communications, attitude professionnelle permettant de coordonner plusieurs variables, plans d’actions, politiques administratives et contacts de haut niveau.
  • Capacité d’établir les priorités, de gérer plusieurs tâches et de prévoir les besoins dans un environnement qui évolue rapidement avec des échéanciers rapprochés.
  • Très grande attention pour les détails et la précision.
  • Excellentes aptitudes pour l’analyse, l’évaluation et la résolution des problèmes, ainsi que pour la prise de décisions.

 Exigences linguistiques :

  • La capacité de travailler dans les deux langues officielles (français et anglais) est exigée. La connaissance de l’espagnol serait grandement souhaitée.

Faire partie de l’équipe de la FCM comporte une multitude d’avantages, dont la possibilité de bénéficier d’un horaire d’été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu’à la fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché ByWard. Vous serez également assuré de l’engagement de la FCM à favoriser le perfectionnement de ses employés et aurez accès à une gamme concurrentielle d’avantages sociaux et de services.

Pour de plus amples renseignements au sujet de ce poste ou pour en savoir plus au sujet de la FCM, veuillez consulter notre site à www.fcm.ca.

Visitez la section carrières de notre site web pour soumettre votre application. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 22 août 2017.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront retenus pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées dans nos dossiers pendant une période de six mois à partir du moment de l’embauche.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on FacebookShare on Google+Pin on PinterestEmail this to someone